İş süreçlerinde ve proje gidişatında yaşanan değişim, her ekibin ve her sektörün başına gelebilecek olaylardan biri. Bazen planlı bazen de beklenmedik şekilde gerçekleşen bu değişimler süreci olumlu ya da olumsuz anlamda etkileyebilir. Bu noktada değişime ayak uydurmadaki esnekliğin, çevikliğin ve hızlı adaptasyon becerilerinin ne kadar önemli olduğu da ortaya çıkar.
Planlı ya da beklenmedik değişimlere karşı geliştirilen beceriler dönüşümü nasıl yöneteceğiniz ve başkalarına bu süreçte nasıl liderlik edeceğinizle de doğrudan ilgilidir. Etkili liderlik ve değişime öncülük yetenekleri her türlü değişimin karşısında ustaca yönetilen bir ekip ve dayanıklılığın da temelini oluşturur.
Peki bir proje üzerinde çalışırken oluşabilecek değişimlere karşı ekip dayanıklılığı nasıl sağlanır? Öğrenmek için ipuçlarını keşfetmeye hazır mısınız?
Başlamadan önce şunu söylemeliyiz; değişimler her zaman kolay ve sorunsuz olmayabilir. Stresli geceler ve yoğun mesaili gündüzler değişim süreçlerinde meydana gelebilecek durumlardandır. Şayet önceden hazırlıklı olmak ve değişim karşısında dayanıklı olabilmek bazı yetenekleri ortaya koymakla gerçekleşir.
Öncelikle kendinize şu soruyu sorun. Dayanıklılık nedir?
Cevap: Dayanıklılık terim olarak zorluklara karşı gelmek anlamını taşır. Fakat süreç olarak düşünüldüğünde sadece zorluklara karşı direnmek değil bununla birlikte zorluklar karşısında büyümek ve gelişmek anlamına gelir.
Dayanıklılık nedir sorusunun ardından hemen bu soruyu ekleyin…
Dayanıklı olmak proje ekipleri için neden önemlidir?
Cevap: Hızla ve beklenmedik zamanlarda değişime uğrama potansiyeli yüksek olan projeler beklenmedik durumlarla başa çıkabilmeyi de beraberinde getirir. Bu tür değişimlere karşı dayanıklı olmayı başarabilen ekipler sürecin kazananı olurlar. Dayanıklılık geliştiren ekipler inovasyon yapabilir, dönüşümü getirebilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve başarı sağlayabilir. Bütün bu unsurlar proje yönetimi ekiplerinin ve ortaya çıkacak projelerin varlığını güçlendirmede son derece önemlidir.
Proje yönetiminde takımlarınız için dayanıklılığın 6 maddesi
Proje yönetiminde meydana gelen değişimin ekipler üzerindeki etkilerini ve sürece karşı nasıl dayanıklı olacaklarını keşfettiyseniz hemen şimdi ekibinizin dayanıklılık kapasitesini artırmaya başlayın. İşte proje yönetiminde takımlarınızın dayanıklılığını artıracak 6 madde ve uygulamanız gereken ipuçları.
1. Esnek ve uyumlu olabilmek
Değişimler karşısında dayanıklı durmayı sağlayacak en önemli becerilerin başında esneklik gelir. Yeni fikirler, yeni çözümler, yeni teknolojiler ve yeni yaklaşımlar projeler için yeni rotalar çizerken bu yeni rotalara ayak uydurmanızı da gerektirir. Tam da bu noktada esnek olmak, denenmeyeni denemek ve yeni yollara sapabilmek oldukça önemlidir. Başta proje yöneticileri olmak üzere gösterilen dayanıklılık, tüm ekibin güçlendirmesi gereken bir kastır ve esnek olan kasların yardımıyla zor durumlarda rahat hareket edebilme avantajı sağlar.
2. Mental sağlamlık ve güç
Proje liderlerinin dayanıklı olması karakterlerinin ve mental sağlıklarının güçlükler karşısında savaşabilmesi ile ilgilidir. Olumlu düşünebilen, pozitif olabilen ve olumsuz durumlarda bile dersler çıkarıp durumu lehine çevirebilen proje yöneticileri sorunlar karşısında çözümlere odaklanarak başlarına gelecek her türlü aksiliği yenilik ve büyüme fırsatlarına dönüştürebilir. Zor zamanlarla karşı karşıya kalındığında atılacak ilk adım, eldeki zorlukları kabul etmek ve durumu anlamaktır. Dayanıklı ekipler, olası engelleri anlamak için kapsamlı değerlendirmeler yaparak proaktif çözümler geliştirebilir.
3. Strateji ve yol haritası geliştirme
Bir proje sürecinde olası değişimlere karşı dayanıklı olabilmenin diğer bir yolu da strateji geliştirmektir. Proje liderleri ve ekipler arası geliştirilecek stratejiler her türlü değişimi öncesinde öngörebilmeyi ve meydana gelen değişimlere karşı nasıl reaksiyon verebileceklerinin senaryolarını içerebilir. Strateji geliştirmenin proaktif yollarından biri proje liderlerinin düzenli periyotlarda ekibiyle bir araya gelmesi, var olan planların üzerinden geçmesi ve alternatif planlar üretmesi olarak gösterilebilir.
4. Açık ve şeffaf iletişim
Zor zamanlarda ve beklenmeyen durumlarda dayanıklı olabilmek için atılacak birçok adım bulunuyor. Güçlü iletişim kurabilme, ekipler arası iş birliği yapabilme, beyin fırtınası toplantıları gerçekleştirme ekip dayanıklılığını artırmadaki yardımcı faktörler olarak gösterilebilir. Etkili problem çözme yaklaşımı da bir ekibin kaos yaşamasının önüne geçebilirken ruhsal dayanıklılığı da artırabilir. Takım dayanıklılığı için iletişim kadar önemli olan bir diğer unsur ise değerlerdir. Proje ekiplerinin desteklendiklerini ve değer gördüklerini hissettikleri bir ortamda gelişmesi ve yeni liderler olarak yetişebilmesi, dayanıklılığı artırmaya da yardımcı olmaktadır. Proje yönetiminde başarıyla kurulan destek kültürü, şeffaflık ve açık iletişim aidiyeti güçlendirir ve zorluklarda ekip üyelerinin birbirlerine destek olmasına olanak tanır. Şeffaf iletişim herkesin aynı sayfada olmasını, güven oluşturmasını ve belirsizliği azaltmasını sağlar.
5. Eğitim ve öğrenim yatırımları
Mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri ya da atölye programları, proje ekiplerinin teknik becerilerini geliştirirken güçlü ve zayıf yanlarını görebilecekleri ve kendi gelişimleri için ilerleme sağlayacakları ortamları da hazırlar. Ekip olarak alınabilecek kişisel gelişim eğitimleri dayanıklılık başta olmak üzere ruh sağlığını güçlendirici ögelere sahiptir. Eğitim programları bireysel ve kolektif becerileri geliştirirken ekibin değişen taleplere uyum sağlamak için iyi donanımlı olmalarının da önünü açar. Yetenekleri ve kişisel gelişim alanları güçlenen ekiplerin dayanıklılık becerileri de ivme gösterir.
Öneri: Dayanıklılık, çeviklik, liderlik konularında tüm ekibin bütünlük sağlaması ve ortak değerlerde buluşabilmesi için 2024’ün en iyi proje yönetimi sertifikalarına göz atın.
6. B planı ve kriz senaryoları
Her türlü duruma hazırlıklı olmak kritik süreçlerin üstesinden gelme noktasında son derece önemlidir. Bu noktada zorluklara karşı hazırlıklı olmak için B planı senaryoları ve acil durum planları geliştirmek hayat kurtarıcı olabilir. Bu senaryo ve planlar, öngörülemeyen koşullara çözüm sunacak yol haritasını içinde barındırır ve ihtimallere karşı yeni yollar hazırlar. Bununla birlikte proje ekiplerinin hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamasına da yardımcı olur.
Proje ekibinizin dayanıklı olması için bugünden itibaren aşağıda yer alan kısa maddeleri uygulamaya başlayın ve içeriğimizde yer alan detaylı bilgilerin yol haritanızda yer alıp almadığından emin olun.
Ekibinizin dayanıklılık seviyesini değerlendirin: Proje ekibinizden geri bildirim toplamak iyi bir yoldur. Bu sayede ekibinizin dayanıklılık oranını görebilme şansı bulabilirsiniz. Yapmanız gereken birkaç basit adım. Anketler, bireysel ya da toplu görüşmeler… Bu tür formüller ekip dayanıklılığı noktasında geri bildirim alabileceğiniz metotlardan en işe yarayanlar arasında bulunur.
Ekibinizin dayanıklılık oluşturması gerekecek tüm alanları belirleyin: Ekip üyelerinizin ihtiyaç duyacakları materyal, kaynak ve platformlara erişebilmenin yolunu açın. Eğer halihazırda bunu yapmışsanız o halde kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin. Her anlamda da proje ekiplerinin kaynaklara erişmeleri konusunda esnek davranın.
Ortak gruplar oluşturun, vaka çalışmaları paylaşın: Dünya üzerinde birçok girişim var. Bunlardan birçoğu başarısız oldu, birçoğu başarısızlığını bir artıya dönüştürdü. Hikayeler size cesaret ve yeni bir vizyon katar. Proje ekibinizle birlikte birkaç başarılı ve başarısız proje yönetimi örneklerini inceleyin ve size ilham olabilecek maddeler çıkarın. Her bir madde üzerinden ister grafiklerle, ister videolarla gerçeğe yakın testler uygulayın. Ve içlerinden size en yakın noktaları belirleyerek kendi durumunuza adapte edin.
Motivasyon verin, konuşmalar yapın: Motivasyon konuşmaları işe yaramıyor mu? Bir kez daha deneyin. Bu kez gerçekten inanarak! Stres ve kaygı ekip üyelerinin baş etmekte zorlanacağı durumlarda başı çeker. Bu durum verimliliği ve üretkenliği etkilediği gibi işten ayrılmaların da oranını yükseltir. Bu noktada ekibinize olumlu destek vermek, ekip üyelerinin motivasyonunu yüksek tutmak için konuşmalar yapmak motive edici olacaktır. Belki de ufak hediyeler, atıştırmalık zamanları ya da oyun molalarını da motivasyonunuza dahil edebilirsiniz.
Süreklilik ve sürdürülebilirlik sağlayın: Zorluklara karşı dayanıklı olmak bir kereye mahsus değildir. Bunun devamı daima gelecektir. Dayanıklılık sürecinin uzun soluklu olması için sürdürülebilir olmanın önemi büyüktür. Sürekli geliştirilmesi gereken bir beceri olan dayanıklılık durumunun sürdürülebilir olması için kaynaklar yaratın ve planlı programlı bir süreç yönetimi sağlayın. Ta ki dayanıklı olmak sizler için bir rutine dönüşene dek.
Danışmanlık alın, profesyonellerle ilerleyin: Her durum için kendi becerilerinizi kullanmak kendi kaynaklarınızı da tüketmek anlamına gelir. Bazen dışarıdan destek almak, özellikle benzer süreçlerden geçmiş profesyonellerin yol haritalarını keşfetmek size de güç verecektir. Farklı bakış açıları, dışarıdan yorumlar, objektif değerlendirmeler kendinize daha farklı bakabilmenin kapısını açacaktır.
Unutmayın! Değişimin her türlüsü proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin gelişmesi için birer fırsattır. Değişim sürecini iyi kullanabilen, tehditleri krize çevirebilen projelerin ayakta kalma süresi rakiplerine göre daha uzun olacaktır. Dayanıklılığı üst seviye gelen proje ekipleri için başta liderler, bu kültürü oluşturmalı, ekipleri için güvenli bir ortam yaratmalı, şeffaf ve açık iletişim kurmalı ve destekleyici olmalıdır.
İş süreçlerinde ve proje gidişatında yaşanan değişim, her ekibin ve her sektörün başına gelebilecek olaylardan biri. Bazen planlı bazen de beklenmedik şekilde gerçekleşen bu değişimler süreci olumlu ya da olumsuz anlamda etkileyebilir. Bu noktada değişime ayak uydurmadaki esnekliğin, çevikliğin ve hızlı adaptasyon becerilerinin ne kadar önemli olduğu da ortaya çıkar.
Planlı ya da beklenmedik değişimlere karşı geliştirilen beceriler dönüşümü nasıl yöneteceğiniz ve başkalarına bu süreçte nasıl liderlik edeceğinizle de doğrudan ilgilidir. Etkili liderlik ve değişime öncülük yetenekleri her türlü değişimin karşısında ustaca yönetilen bir ekip ve dayanıklılığın da temelini oluşturur.
Peki bir proje üzerinde çalışırken oluşabilecek değişimlere karşı ekip dayanıklılığı nasıl sağlanır? Öğrenmek için ipuçlarını keşfetmeye hazır mısınız?
Başlamadan önce şunu söylemeliyiz; değişimler her zaman kolay ve sorunsuz olmayabilir. Stresli geceler ve yoğun mesaili gündüzler değişim süreçlerinde meydana gelebilecek durumlardandır. Şayet önceden hazırlıklı olmak ve değişim karşısında dayanıklı olabilmek bazı yetenekleri ortaya koymakla gerçekleşir.
Öncelikle kendinize şu soruyu sorun. Dayanıklılık nedir?
Cevap: Dayanıklılık terim olarak zorluklara karşı gelmek anlamını taşır. Fakat süreç olarak düşünüldüğünde sadece zorluklara karşı direnmek değil bununla birlikte zorluklar karşısında büyümek ve gelişmek anlamına gelir.
Dayanıklılık nedir sorusunun ardından hemen bu soruyu ekleyin…
Dayanıklı olmak proje ekipleri için neden önemlidir?
Cevap: Hızla ve beklenmedik zamanlarda değişime uğrama potansiyeli yüksek olan projeler beklenmedik durumlarla başa çıkabilmeyi de beraberinde getirir. Bu tür değişimlere karşı dayanıklı olmayı başarabilen ekipler sürecin kazananı olurlar. Dayanıklılık geliştiren ekipler inovasyon yapabilir, dönüşümü getirebilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve başarı sağlayabilir. Bütün bu unsurlar proje yönetimi ekiplerinin ve ortaya çıkacak projelerin varlığını güçlendirmede son derece önemlidir.
Proje yönetiminde takımlarınız için dayanıklılığın 6 maddesi
Proje yönetiminde meydana gelen değişimin ekipler üzerindeki etkilerini ve sürece karşı nasıl dayanıklı olacaklarını keşfettiyseniz hemen şimdi ekibinizin dayanıklılık kapasitesini artırmaya başlayın. İşte proje yönetiminde takımlarınızın dayanıklılığını artıracak 6 madde ve uygulamanız gereken ipuçları.
1. Esnek ve uyumlu olabilmek
Değişimler karşısında dayanıklı durmayı sağlayacak en önemli becerilerin başında esneklik gelir. Yeni fikirler, yeni çözümler, yeni teknolojiler ve yeni yaklaşımlar projeler için yeni rotalar çizerken bu yeni rotalara ayak uydurmanızı da gerektirir. Tam da bu noktada esnek olmak, denenmeyeni denemek ve yeni yollara sapabilmek oldukça önemlidir. Başta proje yöneticileri olmak üzere gösterilen dayanıklılık, tüm ekibin güçlendirmesi gereken bir kastır ve esnek olan kasların yardımıyla zor durumlarda rahat hareket edebilme avantajı sağlar.
2. Mental sağlamlık ve güç
Proje liderlerinin dayanıklı olması karakterlerinin ve mental sağlıklarının güçlükler karşısında savaşabilmesi ile ilgilidir. Olumlu düşünebilen, pozitif olabilen ve olumsuz durumlarda bile dersler çıkarıp durumu lehine çevirebilen proje yöneticileri sorunlar karşısında çözümlere odaklanarak başlarına gelecek her türlü aksiliği yenilik ve büyüme fırsatlarına dönüştürebilir. Zor zamanlarla karşı karşıya kalındığında atılacak ilk adım, eldeki zorlukları kabul etmek ve durumu anlamaktır. Dayanıklı ekipler, olası engelleri anlamak için kapsamlı değerlendirmeler yaparak proaktif çözümler geliştirebilir.
3. Strateji ve yol haritası geliştirme
Bir proje sürecinde olası değişimlere karşı dayanıklı olabilmenin diğer bir yolu da strateji geliştirmektir. Proje liderleri ve ekipler arası geliştirilecek stratejiler her türlü değişimi öncesinde öngörebilmeyi ve meydana gelen değişimlere karşı nasıl reaksiyon verebileceklerinin senaryolarını içerebilir. Strateji geliştirmenin proaktif yollarından biri proje liderlerinin düzenli periyotlarda ekibiyle bir araya gelmesi, var olan planların üzerinden geçmesi ve alternatif planlar üretmesi olarak gösterilebilir.
4. Açık ve şeffaf iletişim
Zor zamanlarda ve beklenmeyen durumlarda dayanıklı olabilmek için atılacak birçok adım bulunuyor. Güçlü iletişim kurabilme, ekipler arası iş birliği yapabilme, beyin fırtınası toplantıları gerçekleştirme ekip dayanıklılığını artırmadaki yardımcı faktörler olarak gösterilebilir. Etkili problem çözme yaklaşımı da bir ekibin kaos yaşamasının önüne geçebilirken ruhsal dayanıklılığı da artırabilir. Takım dayanıklılığı için iletişim kadar önemli olan bir diğer unsur ise değerlerdir. Proje ekiplerinin desteklendiklerini ve değer gördüklerini hissettikleri bir ortamda gelişmesi ve yeni liderler olarak yetişebilmesi, dayanıklılığı artırmaya da yardımcı olmaktadır. Proje yönetiminde başarıyla kurulan destek kültürü, şeffaflık ve açık iletişim aidiyeti güçlendirir ve zorluklarda ekip üyelerinin birbirlerine destek olmasına olanak tanır. Şeffaf iletişim herkesin aynı sayfada olmasını, güven oluşturmasını ve belirsizliği azaltmasını sağlar.
5. Eğitim ve öğrenim yatırımları
Mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri ya da atölye programları, proje ekiplerinin teknik becerilerini geliştirirken güçlü ve zayıf yanlarını görebilecekleri ve kendi gelişimleri için ilerleme sağlayacakları ortamları da hazırlar. Ekip olarak alınabilecek kişisel gelişim eğitimleri dayanıklılık başta olmak üzere ruh sağlığını güçlendirici ögelere sahiptir. Eğitim programları bireysel ve kolektif becerileri geliştirirken ekibin değişen taleplere uyum sağlamak için iyi donanımlı olmalarının da önünü açar. Yetenekleri ve kişisel gelişim alanları güçlenen ekiplerin dayanıklılık becerileri de ivme gösterir.
Öneri: Dayanıklılık, çeviklik, liderlik konularında tüm ekibin bütünlük sağlaması ve ortak değerlerde buluşabilmesi için 2024’ün en iyi proje yönetimi sertifikalarına göz atın.
6. B planı ve kriz senaryoları
Her türlü duruma hazırlıklı olmak kritik süreçlerin üstesinden gelme noktasında son derece önemlidir. Bu noktada zorluklara karşı hazırlıklı olmak için B planı senaryoları ve acil durum planları geliştirmek hayat kurtarıcı olabilir. Bu senaryo ve planlar, öngörülemeyen koşullara çözüm sunacak yol haritasını içinde barındırır ve ihtimallere karşı yeni yollar hazırlar. Bununla birlikte proje ekiplerinin hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamasına da yardımcı olur.
Proje ekibinizin dayanıklı olması için bugünden itibaren aşağıda yer alan kısa maddeleri uygulamaya başlayın ve içeriğimizde yer alan detaylı bilgilerin yol haritanızda yer alıp almadığından emin olun.
Ekibinizin dayanıklılık seviyesini değerlendirin: Proje ekibinizden geri bildirim toplamak iyi bir yoldur. Bu sayede ekibinizin dayanıklılık oranını görebilme şansı bulabilirsiniz. Yapmanız gereken birkaç basit adım. Anketler, bireysel ya da toplu görüşmeler… Bu tür formüller ekip dayanıklılığı noktasında geri bildirim alabileceğiniz metotlardan en işe yarayanlar arasında bulunur.
Ekibinizin dayanıklılık oluşturması gerekecek tüm alanları belirleyin: Ekip üyelerinizin ihtiyaç duyacakları materyal, kaynak ve platformlara erişebilmenin yolunu açın. Eğer halihazırda bunu yapmışsanız o halde kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin. Her anlamda da proje ekiplerinin kaynaklara erişmeleri konusunda esnek davranın.
Ortak gruplar oluşturun, vaka çalışmaları paylaşın: Dünya üzerinde birçok girişim var. Bunlardan birçoğu başarısız oldu, birçoğu başarısızlığını bir artıya dönüştürdü. Hikayeler size cesaret ve yeni bir vizyon katar. Proje ekibinizle birlikte birkaç başarılı ve başarısız proje yönetimi örneklerini inceleyin ve size ilham olabilecek maddeler çıkarın. Her bir madde üzerinden ister grafiklerle, ister videolarla gerçeğe yakın testler uygulayın. Ve içlerinden size en yakın noktaları belirleyerek kendi durumunuza adapte edin.
Motivasyon verin, konuşmalar yapın: Motivasyon konuşmaları işe yaramıyor mu? Bir kez daha deneyin. Bu kez gerçekten inanarak! Stres ve kaygı ekip üyelerinin baş etmekte zorlanacağı durumlarda başı çeker. Bu durum verimliliği ve üretkenliği etkilediği gibi işten ayrılmaların da oranını yükseltir. Bu noktada ekibinize olumlu destek vermek, ekip üyelerinin motivasyonunu yüksek tutmak için konuşmalar yapmak motive edici olacaktır. Belki de ufak hediyeler, atıştırmalık zamanları ya da oyun molalarını da motivasyonunuza dahil edebilirsiniz.
Süreklilik ve sürdürülebilirlik sağlayın: Zorluklara karşı dayanıklı olmak bir kereye mahsus değildir. Bunun devamı daima gelecektir. Dayanıklılık sürecinin uzun soluklu olması için sürdürülebilir olmanın önemi büyüktür. Sürekli geliştirilmesi gereken bir beceri olan dayanıklılık durumunun sürdürülebilir olması için kaynaklar yaratın ve planlı programlı bir süreç yönetimi sağlayın. Ta ki dayanıklı olmak sizler için bir rutine dönüşene dek.
Danışmanlık alın, profesyonellerle ilerleyin: Her durum için kendi becerilerinizi kullanmak kendi kaynaklarınızı da tüketmek anlamına gelir. Bazen dışarıdan destek almak, özellikle benzer süreçlerden geçmiş profesyonellerin yol haritalarını keşfetmek size de güç verecektir. Farklı bakış açıları, dışarıdan yorumlar, objektif değerlendirmeler kendinize daha farklı bakabilmenin kapısını açacaktır.
Unutmayın! Değişimin her türlüsü proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin gelişmesi için birer fırsattır. Değişim sürecini iyi kullanabilen, tehditleri krize çevirebilen projelerin ayakta kalma süresi rakiplerine göre daha uzun olacaktır. Dayanıklılığı üst seviye gelen proje ekipleri için başta liderler, bu kültürü oluşturmalı, ekipleri için güvenli bir ortam yaratmalı, şeffaf ve açık iletişim kurmalı ve destekleyici olmalıdır.
İş süreçlerinde ve proje gidişatında yaşanan değişim, her ekibin ve her sektörün başına gelebilecek olaylardan biri. Bazen planlı bazen de beklenmedik şekilde gerçekleşen bu değişimler süreci olumlu ya da olumsuz anlamda etkileyebilir. Bu noktada değişime ayak uydurmadaki esnekliğin, çevikliğin ve hızlı adaptasyon becerilerinin ne kadar önemli olduğu da ortaya çıkar.
Planlı ya da beklenmedik değişimlere karşı geliştirilen beceriler dönüşümü nasıl yöneteceğiniz ve başkalarına bu süreçte nasıl liderlik edeceğinizle de doğrudan ilgilidir. Etkili liderlik ve değişime öncülük yetenekleri her türlü değişimin karşısında ustaca yönetilen bir ekip ve dayanıklılığın da temelini oluşturur.
Peki bir proje üzerinde çalışırken oluşabilecek değişimlere karşı ekip dayanıklılığı nasıl sağlanır? Öğrenmek için ipuçlarını keşfetmeye hazır mısınız?
Başlamadan önce şunu söylemeliyiz; değişimler her zaman kolay ve sorunsuz olmayabilir. Stresli geceler ve yoğun mesaili gündüzler değişim süreçlerinde meydana gelebilecek durumlardandır. Şayet önceden hazırlıklı olmak ve değişim karşısında dayanıklı olabilmek bazı yetenekleri ortaya koymakla gerçekleşir.
Öncelikle kendinize şu soruyu sorun. Dayanıklılık nedir?
Cevap: Dayanıklılık terim olarak zorluklara karşı gelmek anlamını taşır. Fakat süreç olarak düşünüldüğünde sadece zorluklara karşı direnmek değil bununla birlikte zorluklar karşısında büyümek ve gelişmek anlamına gelir.
Dayanıklılık nedir sorusunun ardından hemen bu soruyu ekleyin…
Dayanıklı olmak proje ekipleri için neden önemlidir?
Cevap: Hızla ve beklenmedik zamanlarda değişime uğrama potansiyeli yüksek olan projeler beklenmedik durumlarla başa çıkabilmeyi de beraberinde getirir. Bu tür değişimlere karşı dayanıklı olmayı başarabilen ekipler sürecin kazananı olurlar. Dayanıklılık geliştiren ekipler inovasyon yapabilir, dönüşümü getirebilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve başarı sağlayabilir. Bütün bu unsurlar proje yönetimi ekiplerinin ve ortaya çıkacak projelerin varlığını güçlendirmede son derece önemlidir.
Proje yönetiminde takımlarınız için dayanıklılığın 6 maddesi
Proje yönetiminde meydana gelen değişimin ekipler üzerindeki etkilerini ve sürece karşı nasıl dayanıklı olacaklarını keşfettiyseniz hemen şimdi ekibinizin dayanıklılık kapasitesini artırmaya başlayın. İşte proje yönetiminde takımlarınızın dayanıklılığını artıracak 6 madde ve uygulamanız gereken ipuçları.
1. Esnek ve uyumlu olabilmek
Değişimler karşısında dayanıklı durmayı sağlayacak en önemli becerilerin başında esneklik gelir. Yeni fikirler, yeni çözümler, yeni teknolojiler ve yeni yaklaşımlar projeler için yeni rotalar çizerken bu yeni rotalara ayak uydurmanızı da gerektirir. Tam da bu noktada esnek olmak, denenmeyeni denemek ve yeni yollara sapabilmek oldukça önemlidir. Başta proje yöneticileri olmak üzere gösterilen dayanıklılık, tüm ekibin güçlendirmesi gereken bir kastır ve esnek olan kasların yardımıyla zor durumlarda rahat hareket edebilme avantajı sağlar.
2. Mental sağlamlık ve güç
Proje liderlerinin dayanıklı olması karakterlerinin ve mental sağlıklarının güçlükler karşısında savaşabilmesi ile ilgilidir. Olumlu düşünebilen, pozitif olabilen ve olumsuz durumlarda bile dersler çıkarıp durumu lehine çevirebilen proje yöneticileri sorunlar karşısında çözümlere odaklanarak başlarına gelecek her türlü aksiliği yenilik ve büyüme fırsatlarına dönüştürebilir. Zor zamanlarla karşı karşıya kalındığında atılacak ilk adım, eldeki zorlukları kabul etmek ve durumu anlamaktır. Dayanıklı ekipler, olası engelleri anlamak için kapsamlı değerlendirmeler yaparak proaktif çözümler geliştirebilir.
3. Strateji ve yol haritası geliştirme
Bir proje sürecinde olası değişimlere karşı dayanıklı olabilmenin diğer bir yolu da strateji geliştirmektir. Proje liderleri ve ekipler arası geliştirilecek stratejiler her türlü değişimi öncesinde öngörebilmeyi ve meydana gelen değişimlere karşı nasıl reaksiyon verebileceklerinin senaryolarını içerebilir. Strateji geliştirmenin proaktif yollarından biri proje liderlerinin düzenli periyotlarda ekibiyle bir araya gelmesi, var olan planların üzerinden geçmesi ve alternatif planlar üretmesi olarak gösterilebilir.
4. Açık ve şeffaf iletişim
Zor zamanlarda ve beklenmeyen durumlarda dayanıklı olabilmek için atılacak birçok adım bulunuyor. Güçlü iletişim kurabilme, ekipler arası iş birliği yapabilme, beyin fırtınası toplantıları gerçekleştirme ekip dayanıklılığını artırmadaki yardımcı faktörler olarak gösterilebilir. Etkili problem çözme yaklaşımı da bir ekibin kaos yaşamasının önüne geçebilirken ruhsal dayanıklılığı da artırabilir. Takım dayanıklılığı için iletişim kadar önemli olan bir diğer unsur ise değerlerdir. Proje ekiplerinin desteklendiklerini ve değer gördüklerini hissettikleri bir ortamda gelişmesi ve yeni liderler olarak yetişebilmesi, dayanıklılığı artırmaya da yardımcı olmaktadır. Proje yönetiminde başarıyla kurulan destek kültürü, şeffaflık ve açık iletişim aidiyeti güçlendirir ve zorluklarda ekip üyelerinin birbirlerine destek olmasına olanak tanır. Şeffaf iletişim herkesin aynı sayfada olmasını, güven oluşturmasını ve belirsizliği azaltmasını sağlar.
5. Eğitim ve öğrenim yatırımları
Mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri ya da atölye programları, proje ekiplerinin teknik becerilerini geliştirirken güçlü ve zayıf yanlarını görebilecekleri ve kendi gelişimleri için ilerleme sağlayacakları ortamları da hazırlar. Ekip olarak alınabilecek kişisel gelişim eğitimleri dayanıklılık başta olmak üzere ruh sağlığını güçlendirici ögelere sahiptir. Eğitim programları bireysel ve kolektif becerileri geliştirirken ekibin değişen taleplere uyum sağlamak için iyi donanımlı olmalarının da önünü açar. Yetenekleri ve kişisel gelişim alanları güçlenen ekiplerin dayanıklılık becerileri de ivme gösterir.
Öneri: Dayanıklılık, çeviklik, liderlik konularında tüm ekibin bütünlük sağlaması ve ortak değerlerde buluşabilmesi için 2024’ün en iyi proje yönetimi sertifikalarına göz atın.
6. B planı ve kriz senaryoları
Her türlü duruma hazırlıklı olmak kritik süreçlerin üstesinden gelme noktasında son derece önemlidir. Bu noktada zorluklara karşı hazırlıklı olmak için B planı senaryoları ve acil durum planları geliştirmek hayat kurtarıcı olabilir. Bu senaryo ve planlar, öngörülemeyen koşullara çözüm sunacak yol haritasını içinde barındırır ve ihtimallere karşı yeni yollar hazırlar. Bununla birlikte proje ekiplerinin hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamasına da yardımcı olur.
Proje ekibinizin dayanıklı olması için bugünden itibaren aşağıda yer alan kısa maddeleri uygulamaya başlayın ve içeriğimizde yer alan detaylı bilgilerin yol haritanızda yer alıp almadığından emin olun.
Ekibinizin dayanıklılık seviyesini değerlendirin: Proje ekibinizden geri bildirim toplamak iyi bir yoldur. Bu sayede ekibinizin dayanıklılık oranını görebilme şansı bulabilirsiniz. Yapmanız gereken birkaç basit adım. Anketler, bireysel ya da toplu görüşmeler… Bu tür formüller ekip dayanıklılığı noktasında geri bildirim alabileceğiniz metotlardan en işe yarayanlar arasında bulunur.
Ekibinizin dayanıklılık oluşturması gerekecek tüm alanları belirleyin: Ekip üyelerinizin ihtiyaç duyacakları materyal, kaynak ve platformlara erişebilmenin yolunu açın. Eğer halihazırda bunu yapmışsanız o halde kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin. Her anlamda da proje ekiplerinin kaynaklara erişmeleri konusunda esnek davranın.
Ortak gruplar oluşturun, vaka çalışmaları paylaşın: Dünya üzerinde birçok girişim var. Bunlardan birçoğu başarısız oldu, birçoğu başarısızlığını bir artıya dönüştürdü. Hikayeler size cesaret ve yeni bir vizyon katar. Proje ekibinizle birlikte birkaç başarılı ve başarısız proje yönetimi örneklerini inceleyin ve size ilham olabilecek maddeler çıkarın. Her bir madde üzerinden ister grafiklerle, ister videolarla gerçeğe yakın testler uygulayın. Ve içlerinden size en yakın noktaları belirleyerek kendi durumunuza adapte edin.
Motivasyon verin, konuşmalar yapın: Motivasyon konuşmaları işe yaramıyor mu? Bir kez daha deneyin. Bu kez gerçekten inanarak! Stres ve kaygı ekip üyelerinin baş etmekte zorlanacağı durumlarda başı çeker. Bu durum verimliliği ve üretkenliği etkilediği gibi işten ayrılmaların da oranını yükseltir. Bu noktada ekibinize olumlu destek vermek, ekip üyelerinin motivasyonunu yüksek tutmak için konuşmalar yapmak motive edici olacaktır. Belki de ufak hediyeler, atıştırmalık zamanları ya da oyun molalarını da motivasyonunuza dahil edebilirsiniz.
Süreklilik ve sürdürülebilirlik sağlayın: Zorluklara karşı dayanıklı olmak bir kereye mahsus değildir. Bunun devamı daima gelecektir. Dayanıklılık sürecinin uzun soluklu olması için sürdürülebilir olmanın önemi büyüktür. Sürekli geliştirilmesi gereken bir beceri olan dayanıklılık durumunun sürdürülebilir olması için kaynaklar yaratın ve planlı programlı bir süreç yönetimi sağlayın. Ta ki dayanıklı olmak sizler için bir rutine dönüşene dek.
Danışmanlık alın, profesyonellerle ilerleyin: Her durum için kendi becerilerinizi kullanmak kendi kaynaklarınızı da tüketmek anlamına gelir. Bazen dışarıdan destek almak, özellikle benzer süreçlerden geçmiş profesyonellerin yol haritalarını keşfetmek size de güç verecektir. Farklı bakış açıları, dışarıdan yorumlar, objektif değerlendirmeler kendinize daha farklı bakabilmenin kapısını açacaktır.
Unutmayın! Değişimin her türlüsü proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin gelişmesi için birer fırsattır. Değişim sürecini iyi kullanabilen, tehditleri krize çevirebilen projelerin ayakta kalma süresi rakiplerine göre daha uzun olacaktır. Dayanıklılığı üst seviye gelen proje ekipleri için başta liderler, bu kültürü oluşturmalı, ekipleri için güvenli bir ortam yaratmalı, şeffaf ve açık iletişim kurmalı ve destekleyici olmalıdır.
İş süreçlerinde ve proje gidişatında yaşanan değişim, her ekibin ve her sektörün başına gelebilecek olaylardan biri. Bazen planlı bazen de beklenmedik şekilde gerçekleşen bu değişimler süreci olumlu ya da olumsuz anlamda etkileyebilir. Bu noktada değişime ayak uydurmadaki esnekliğin, çevikliğin ve hızlı adaptasyon becerilerinin ne kadar önemli olduğu da ortaya çıkar.
Planlı ya da beklenmedik değişimlere karşı geliştirilen beceriler dönüşümü nasıl yöneteceğiniz ve başkalarına bu süreçte nasıl liderlik edeceğinizle de doğrudan ilgilidir. Etkili liderlik ve değişime öncülük yetenekleri her türlü değişimin karşısında ustaca yönetilen bir ekip ve dayanıklılığın da temelini oluşturur.
Peki bir proje üzerinde çalışırken oluşabilecek değişimlere karşı ekip dayanıklılığı nasıl sağlanır? Öğrenmek için ipuçlarını keşfetmeye hazır mısınız?
Başlamadan önce şunu söylemeliyiz; değişimler her zaman kolay ve sorunsuz olmayabilir. Stresli geceler ve yoğun mesaili gündüzler değişim süreçlerinde meydana gelebilecek durumlardandır. Şayet önceden hazırlıklı olmak ve değişim karşısında dayanıklı olabilmek bazı yetenekleri ortaya koymakla gerçekleşir.
Öncelikle kendinize şu soruyu sorun. Dayanıklılık nedir?
Cevap: Dayanıklılık terim olarak zorluklara karşı gelmek anlamını taşır. Fakat süreç olarak düşünüldüğünde sadece zorluklara karşı direnmek değil bununla birlikte zorluklar karşısında büyümek ve gelişmek anlamına gelir.
Dayanıklılık nedir sorusunun ardından hemen bu soruyu ekleyin…
Dayanıklı olmak proje ekipleri için neden önemlidir?
Cevap: Hızla ve beklenmedik zamanlarda değişime uğrama potansiyeli yüksek olan projeler beklenmedik durumlarla başa çıkabilmeyi de beraberinde getirir. Bu tür değişimlere karşı dayanıklı olmayı başarabilen ekipler sürecin kazananı olurlar. Dayanıklılık geliştiren ekipler inovasyon yapabilir, dönüşümü getirebilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve başarı sağlayabilir. Bütün bu unsurlar proje yönetimi ekiplerinin ve ortaya çıkacak projelerin varlığını güçlendirmede son derece önemlidir.
Proje yönetiminde takımlarınız için dayanıklılığın 6 maddesi
Proje yönetiminde meydana gelen değişimin ekipler üzerindeki etkilerini ve sürece karşı nasıl dayanıklı olacaklarını keşfettiyseniz hemen şimdi ekibinizin dayanıklılık kapasitesini artırmaya başlayın. İşte proje yönetiminde takımlarınızın dayanıklılığını artıracak 6 madde ve uygulamanız gereken ipuçları.
1. Esnek ve uyumlu olabilmek
Değişimler karşısında dayanıklı durmayı sağlayacak en önemli becerilerin başında esneklik gelir. Yeni fikirler, yeni çözümler, yeni teknolojiler ve yeni yaklaşımlar projeler için yeni rotalar çizerken bu yeni rotalara ayak uydurmanızı da gerektirir. Tam da bu noktada esnek olmak, denenmeyeni denemek ve yeni yollara sapabilmek oldukça önemlidir. Başta proje yöneticileri olmak üzere gösterilen dayanıklılık, tüm ekibin güçlendirmesi gereken bir kastır ve esnek olan kasların yardımıyla zor durumlarda rahat hareket edebilme avantajı sağlar.
2. Mental sağlamlık ve güç
Proje liderlerinin dayanıklı olması karakterlerinin ve mental sağlıklarının güçlükler karşısında savaşabilmesi ile ilgilidir. Olumlu düşünebilen, pozitif olabilen ve olumsuz durumlarda bile dersler çıkarıp durumu lehine çevirebilen proje yöneticileri sorunlar karşısında çözümlere odaklanarak başlarına gelecek her türlü aksiliği yenilik ve büyüme fırsatlarına dönüştürebilir. Zor zamanlarla karşı karşıya kalındığında atılacak ilk adım, eldeki zorlukları kabul etmek ve durumu anlamaktır. Dayanıklı ekipler, olası engelleri anlamak için kapsamlı değerlendirmeler yaparak proaktif çözümler geliştirebilir.
3. Strateji ve yol haritası geliştirme
Bir proje sürecinde olası değişimlere karşı dayanıklı olabilmenin diğer bir yolu da strateji geliştirmektir. Proje liderleri ve ekipler arası geliştirilecek stratejiler her türlü değişimi öncesinde öngörebilmeyi ve meydana gelen değişimlere karşı nasıl reaksiyon verebileceklerinin senaryolarını içerebilir. Strateji geliştirmenin proaktif yollarından biri proje liderlerinin düzenli periyotlarda ekibiyle bir araya gelmesi, var olan planların üzerinden geçmesi ve alternatif planlar üretmesi olarak gösterilebilir.
4. Açık ve şeffaf iletişim
Zor zamanlarda ve beklenmeyen durumlarda dayanıklı olabilmek için atılacak birçok adım bulunuyor. Güçlü iletişim kurabilme, ekipler arası iş birliği yapabilme, beyin fırtınası toplantıları gerçekleştirme ekip dayanıklılığını artırmadaki yardımcı faktörler olarak gösterilebilir. Etkili problem çözme yaklaşımı da bir ekibin kaos yaşamasının önüne geçebilirken ruhsal dayanıklılığı da artırabilir. Takım dayanıklılığı için iletişim kadar önemli olan bir diğer unsur ise değerlerdir. Proje ekiplerinin desteklendiklerini ve değer gördüklerini hissettikleri bir ortamda gelişmesi ve yeni liderler olarak yetişebilmesi, dayanıklılığı artırmaya da yardımcı olmaktadır. Proje yönetiminde başarıyla kurulan destek kültürü, şeffaflık ve açık iletişim aidiyeti güçlendirir ve zorluklarda ekip üyelerinin birbirlerine destek olmasına olanak tanır. Şeffaf iletişim herkesin aynı sayfada olmasını, güven oluşturmasını ve belirsizliği azaltmasını sağlar.
5. Eğitim ve öğrenim yatırımları
Mesleki ve kişisel gelişim eğitimleri ya da atölye programları, proje ekiplerinin teknik becerilerini geliştirirken güçlü ve zayıf yanlarını görebilecekleri ve kendi gelişimleri için ilerleme sağlayacakları ortamları da hazırlar. Ekip olarak alınabilecek kişisel gelişim eğitimleri dayanıklılık başta olmak üzere ruh sağlığını güçlendirici ögelere sahiptir. Eğitim programları bireysel ve kolektif becerileri geliştirirken ekibin değişen taleplere uyum sağlamak için iyi donanımlı olmalarının da önünü açar. Yetenekleri ve kişisel gelişim alanları güçlenen ekiplerin dayanıklılık becerileri de ivme gösterir.
Öneri: Dayanıklılık, çeviklik, liderlik konularında tüm ekibin bütünlük sağlaması ve ortak değerlerde buluşabilmesi için 2024’ün en iyi proje yönetimi sertifikalarına göz atın.
6. B planı ve kriz senaryoları
Her türlü duruma hazırlıklı olmak kritik süreçlerin üstesinden gelme noktasında son derece önemlidir. Bu noktada zorluklara karşı hazırlıklı olmak için B planı senaryoları ve acil durum planları geliştirmek hayat kurtarıcı olabilir. Bu senaryo ve planlar, öngörülemeyen koşullara çözüm sunacak yol haritasını içinde barındırır ve ihtimallere karşı yeni yollar hazırlar. Bununla birlikte proje ekiplerinin hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamasına da yardımcı olur.
Proje ekibinizin dayanıklı olması için bugünden itibaren aşağıda yer alan kısa maddeleri uygulamaya başlayın ve içeriğimizde yer alan detaylı bilgilerin yol haritanızda yer alıp almadığından emin olun.
Ekibinizin dayanıklılık seviyesini değerlendirin: Proje ekibinizden geri bildirim toplamak iyi bir yoldur. Bu sayede ekibinizin dayanıklılık oranını görebilme şansı bulabilirsiniz. Yapmanız gereken birkaç basit adım. Anketler, bireysel ya da toplu görüşmeler… Bu tür formüller ekip dayanıklılığı noktasında geri bildirim alabileceğiniz metotlardan en işe yarayanlar arasında bulunur.
Ekibinizin dayanıklılık oluşturması gerekecek tüm alanları belirleyin: Ekip üyelerinizin ihtiyaç duyacakları materyal, kaynak ve platformlara erişebilmenin yolunu açın. Eğer halihazırda bunu yapmışsanız o halde kaynakların verimli kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin. Her anlamda da proje ekiplerinin kaynaklara erişmeleri konusunda esnek davranın.
Ortak gruplar oluşturun, vaka çalışmaları paylaşın: Dünya üzerinde birçok girişim var. Bunlardan birçoğu başarısız oldu, birçoğu başarısızlığını bir artıya dönüştürdü. Hikayeler size cesaret ve yeni bir vizyon katar. Proje ekibinizle birlikte birkaç başarılı ve başarısız proje yönetimi örneklerini inceleyin ve size ilham olabilecek maddeler çıkarın. Her bir madde üzerinden ister grafiklerle, ister videolarla gerçeğe yakın testler uygulayın. Ve içlerinden size en yakın noktaları belirleyerek kendi durumunuza adapte edin.
Motivasyon verin, konuşmalar yapın: Motivasyon konuşmaları işe yaramıyor mu? Bir kez daha deneyin. Bu kez gerçekten inanarak! Stres ve kaygı ekip üyelerinin baş etmekte zorlanacağı durumlarda başı çeker. Bu durum verimliliği ve üretkenliği etkilediği gibi işten ayrılmaların da oranını yükseltir. Bu noktada ekibinize olumlu destek vermek, ekip üyelerinin motivasyonunu yüksek tutmak için konuşmalar yapmak motive edici olacaktır. Belki de ufak hediyeler, atıştırmalık zamanları ya da oyun molalarını da motivasyonunuza dahil edebilirsiniz.
Süreklilik ve sürdürülebilirlik sağlayın: Zorluklara karşı dayanıklı olmak bir kereye mahsus değildir. Bunun devamı daima gelecektir. Dayanıklılık sürecinin uzun soluklu olması için sürdürülebilir olmanın önemi büyüktür. Sürekli geliştirilmesi gereken bir beceri olan dayanıklılık durumunun sürdürülebilir olması için kaynaklar yaratın ve planlı programlı bir süreç yönetimi sağlayın. Ta ki dayanıklı olmak sizler için bir rutine dönüşene dek.
Danışmanlık alın, profesyonellerle ilerleyin: Her durum için kendi becerilerinizi kullanmak kendi kaynaklarınızı da tüketmek anlamına gelir. Bazen dışarıdan destek almak, özellikle benzer süreçlerden geçmiş profesyonellerin yol haritalarını keşfetmek size de güç verecektir. Farklı bakış açıları, dışarıdan yorumlar, objektif değerlendirmeler kendinize daha farklı bakabilmenin kapısını açacaktır.
Unutmayın! Değişimin her türlüsü proje yöneticilerinin ve proje ekiplerinin gelişmesi için birer fırsattır. Değişim sürecini iyi kullanabilen, tehditleri krize çevirebilen projelerin ayakta kalma süresi rakiplerine göre daha uzun olacaktır. Dayanıklılığı üst seviye gelen proje ekipleri için başta liderler, bu kültürü oluşturmalı, ekipleri için güvenli bir ortam yaratmalı, şeffaf ve açık iletişim kurmalı ve destekleyici olmalıdır.
Ready to enhance your team's productivity?Join now
Free forever - No credit card required
